Informacje

Struktura listu formalnego

Struktura listu formalnego

Oficjalne angielskie litery są szybko zastępowane przez e-mail. Jednak formalna struktura listowa, której się uczysz, może być nadal stosowana do wiadomości e-mail biznesowych i innych wiadomości e-mail. Postępuj zgodnie ze wskazówkami dotyczącymi struktury, aby pisać skuteczne formalne listy biznesowe i e-maile.

Cel każdego akapitu

Pierwszy paragraf: Pierwszy akapit listów formalnych powinien zawierać wprowadzenie do celu listu. Często komuś dziękuje się lub przedstawia.

Drogi Panie Anders,

Dziękujemy za poświęcenie czasu na spotkanie ze mną w zeszłym tygodniu. Chciałbym kontynuować naszą rozmowę i zadać kilka pytań.

Akapity ciała:Drugi i kolejne akapity powinny zawierać główne informacje zawarte w piśmie i opierać się na głównym celu we wprowadzającym akapicie pierwszym.

Nasz projekt idzie do przodu zgodnie z planem. Chcielibyśmy opracować program szkoleniowy dla pracowników w nowych lokalizacjach. W tym celu postanowiliśmy wynająć powierzchnię w lokalnym centrum wystawienniczym. Nowy personel będzie szkolony przez naszych ekspertów w zakresie personelu przez trzy dni. W ten sposób będziemy w stanie zaspokoić popyt od pierwszego dnia.

Ostatni akapit: Ostatni akapit powinien krótko streścić zamiar formalnego listu i zakończyć się wezwaniem do działania.

Dziękuję za rozważenie moich sugestii. Nie mogę się doczekać okazji do dalszej dyskusji na ten temat.

Formalne szczegóły listu

Otwórz z formalnym adresem, takim jak:

Szanowny Panie, Pani (Pani, Miss) - jeśli znasz nazwisko osoby, do której piszesz. Posługiwać się Szanowni Państwo jeśli nie znasz nazwiska osoby, do której piszesz, lub Do tych których może to dotyczyć

Zawsze używaj Pani dla kobiet, chyba że zostaniesz o to wyraźnie poproszony Pani lub Tęsknić.

Począwszy od twojego listu

Po pierwsze, podaj powód pisania. Jeśli zaczynasz korespondencję z kimś lub pytasz o informacje, zacznij od podania powodu:

  • Piszę, aby poinformować Cię o ...
  • Piszę, aby zapytać / zapytać o ...
  • Piszę, aby zapytać o informacje dla małych firm.
  • Piszę, aby poinformować, że nie otrzymaliśmy jeszcze płatności za…

Często formalne listy są pisane w celu wyrażenia podziękowań. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy piszesz w odpowiedzi na jakieś zapytanie lub piszesz, aby wyrazić wdzięczność za rozmowę o pracę, referencje lub inną otrzymaną profesjonalną pomoc.

Oto kilka przydatnych zwrotów wdzięczności:

  • Dziękujemy za list (z datą) z pytaniem o ...
  • Chcielibyśmy podziękować za list (z datą) z prośbą / prośbą o informacje na temat…
  • W odpowiedzi na list (data) chcielibyśmy podziękować za zainteresowanie…

Przykłady:

  • Chciałbym podziękować za list z 22 stycznia z prośbą o informacje na temat naszej nowej linii kosiarek.
  • W odpowiedzi na list z 23 października 1997 r. Chcielibyśmy podziękować za zainteresowanie naszą nową linią produktów.

Poproś o pomoc następujące frazy:

  • Byłbym wdzięczny, gdybyś mógł + czasownik
  • Czy masz coś przeciwko + czasownik + ing
  • Czy byłoby zbyt wiele, aby zapytać, że ...

Przykłady:

  • Byłbym wdzięczny za przesłanie mi broszury.
  • Czy mógłbyś zadzwonić do mnie w następnym tygodniu?
  • Czy prośba o odroczenie płatności o dwa tygodnie byłaby zbyt wielka?

Poniższe frazy służą do zaoferowania pomocy:

  • Byłbym szczęśliwy, czasownik +
  • Będzie nam miło + czasownik

Przykłady:

  • Z przyjemnością odpowiem na wszelkie pytania.
  • Z przyjemnością pomożemy w znalezieniu nowej lokalizacji.

Załączanie dokumentów

Do niektórych formalnych listów należy dołączyć dokumenty lub inne informacje. Użyj poniższych zwrotów, aby zwrócić uwagę na wszelkie załączone dokumenty, które mogłeś dołączyć.

  • W załączeniu proszę znaleźć + rzeczownik
  • W załączeniu znajdziesz… + rzeczownik
  • Otaczamy… + rzeczownik

Przykłady:

  • W załączeniu znajdziesz kopię naszej broszury.
  • W załączeniu znajduje się kopia naszej broszury.
  • Załączamy broszurę.

Uwaga: jeśli piszesz formalny e-mail, skorzystaj z etapu: Załączony proszę znaleźć / Załączony znajdziesz.

Uwagi końcowe

Zawsze kończ formalny list z wezwaniem do działania lub odniesieniem do pożądanego rezultatu w przyszłości. Niektóre opcje obejmują:

Polecenie na przyszłe spotkanie:

  • Nie mogę się doczekać spotkania / spotkania
  • Nie mogę się doczekać spotkania w przyszłym tygodniu.

Oferta dalszej pomocy

  • Nie wahaj się ze mną skontaktować, jeśli masz jakieś pytania dotyczące tej sprawy.
  • Jeśli potrzebujesz dalszej pomocy, skontaktuj się ze mną.

Formalny podpis

Podpisz list jedną z następujących fraz:

  • Z poważaniem,
  • Z poważaniem,

Mniej formalny

  • Wszystkiego najlepszego.
  • Z poważaniem.

Pamiętaj, aby podpisać list ręcznie, a następnie wpisać swoje imię.

Blokuj format

Formalne litery pisane w formacie blokowym umieszczają wszystko po lewej stronie strony. Umieść swój adres lub adres firmy na górze litery po lewej stronie (lub użyj papieru firmowego), a następnie adres osoby i / lub firmy, do której piszesz, wszystkie umieszczone po lewej stronie strony. Naciśnij klawisz Return kilka razy i użyj daty.

Standardowy format

W oficjalnych listach pisanych w standardowym formacie umieść adres lub adres firmy na górze litery po prawej stronie. Umieść adres osoby i / lub firmy, którą piszesz, po lewej stronie strony. Umieść datę po prawej stronie strony zgodnie z adresem.

Obejrzyj wideo: O sztuce pisania listu - Język Polski - (Sierpień 2020).